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Kanton Schwyz - Behörden - Regierung, Parlament, Gerichte - Regierung - Staatskanzlei - Information, Medien - Richtlinien - Information und Kommunikation

Richtlinien für die Information und Kommunikation

(Vom 27. Januar 2009)
 

1. Grundlagen

  • Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (27. November 1986)
  • Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz (23. Mai 2007)
  • Leitbild der Verwaltung des Kantons Schwyz

2. Grundsätze

Regierung und Verwaltung wollen mit guter Information und Kommunikation nach innen und aussen ihr Handeln und die Gründe dafür darlegen. Damit sollen die Ausübung der demokratischen Rechte erleichtert und das Vertrauen der Bevölkerung in die staatlichen Institutionen gestärkt werden.

Die Information hat nach Massgabe des allgemeinen Interesses zu erfolgen und insbesondere folgenden Anforderungen zu genügen:

  • aktiv, offen und zeitgerecht;
  • wahr und sachlich;
  • klar und empfängerorientiert;
  • kontinuierlich und systematisch;
  • kohärent und glaubwürdig.

Können Regierung und Verwaltung nicht oder nicht zum gewünschten Zeitpunkt informieren, ist dies gegenüber den um Auskunft nachsuchenden Personen glaubhaft zu begründen. Die Informationstätigkeit kann insbesondere begrenzt sein durch überwiegende öffentliche oder schutzwürdige private Interessen sowie durch die Pflicht zur Wahrung des Amtsgeheimnisses. Aber auch die Notwendigkeit, die gewünschten Fakten/Argumente vorerst aufzubereiten, kann der Information in zeitlicher Hinsicht Grenzen setzen.

3. Zuständigkeiten

3.1 Regierungsrat

Der Regierungsrat erachtet die Information der Öffentlichkeit und die Gewährleistung einer guten internen Kommunikation als eine seiner zentralen Führungsaufgaben. Er lässt sich dabei durch die Staatskanzlei und die Departemente unterstützen.

Da die einzelnen Regierungsmitglieder an die Beschlüsse des Kollegiums gebunden sind, haben sie auch Vorlagen des Regierungsrates nach aussen zu vertreten, denen sie bei der Beschlussfassung nicht zugestimmt hatten. Sie dürfen indessen die Intensität ihres Engagements in angemessener Weise abstufen.

Bei eidgenössischen Abstimmungsvorlagen sind die Mitglieder des Regierungsrates in ihrer Meinungsäusserungsfreiheit durch vorangegangene Vernehmlassungsantworten des Kollegiums nicht eingeschränkt.

3.2 Staatskanzlei

Vorbehältlich der Information durch einzelne Regierungsmitglieder ist die Staatskanzlei für die Information der Öffentlichkeit über die Tätigkeit des Regierungsrates zuständig. Innerhalb der Staatskanzlei ist der/die Beauftragte für Information und Kommunikation primärer/primäre Ansprechpartner/Ansprechpartnerin.

Über die Geschäfte des Regierungsrates informiert die Staatskanzlei in der Regel schriftlich. Medienmitteilungen sind mit einem Hinweis auf die zuständige Auskunftsperson und deren telefonische Erreichbarkeit zu versehen.

Medienkonferenzen über Sachgebiete, die über den Aufgabenbereich eines Departementes hinausgehen, werden vom Regierungsrat beschlossen und von der Staatskanzlei einberufen.

Vorlagen an das Parlament, welche dem obligatorischen oder fakultativen Referendum unterstehen, werden beim Versand an Kantonsrat und Medien immer von einer Medienmitteilung begleitet.

Antworten auf parlamentarische Vorstösse erfordern keine Medienmitteilung. Gleiches gilt für die Stellungnahmen des Regierungsrates auf Vorschläge von Kommissionen des Kantonsrates bei der Beratung von parlamentarischen Vorlagen.

Stellungnahmen des Regierungsrates zu bedeutenden Vernehmlassungen von Departementen des Bundes werden veröffentlicht.

Medienmitteilungen von Kommissionen des Kantonsrates werden auf deren Wunsch durch die Staatskanzlei oder durch das für die Vorlage zuständige Departement veröffentlicht.

3.3 Beauftragter/Beauftragte für Information und Kommunikation

Der/die Beauftragte für Information und Kommunikation

  • berät den Regierungsrat, die Mitglieder des Regierungsrates und die Verwaltungsstellen in Fragen der internen und externen Kommunikation; entwickelt Leitlinien für die interne und externe Kommunikation;
  • koordiniert die Öffentlichkeitsarbeit von Regierung und Verwaltung; informiert in Zusammenarbeit mit den Departementen die Öffentlichkeit über Absichten, Entscheidungen und Massnahmen des Regierungsrates; unterstützt die Departemente bei der Informationstätigkeit in ihren Zuständigkeitsbereichen;
  • erarbeitet Konzepte für die Öffentlichkeitsarbeit bei politisch bedeutsamen Geschäften; redigiert die Abstimmungserläuterungen;
  • pflegt die Kontakte zu den Medien; wertet deren Berichterstattung über die Tätigkeit von Regierung und Verwaltung aus;
  • betreut und entwickelt Leitbild und Erscheinungsbild der kantonalen Verwaltung weiter;
  • konzipiert und leitet Kurse in den Bereichen der internen und externen Kommunikation;
  • berät und unterstützt den Personaldienst in Fragen der Aus- und Weiterbildung.

3.4 Departemente

Die Departemente und ihre Ämter sind für Planung und Durchführung der Information in ihren Zuständigkeitsbereichen nach Massgabe der vorliegenden Richtlinien und nach Weisungen der Departementsleitung verantwortlich. Sie können sich dabei durch den/die Beauftragten/Beauftragte für Information und Kommunikation beraten lassen.

Informationen über Fragen von erheblicher politischer Bedeutung und über Sachgebiete, die über den Aufgabenbereich von einzelnen Dienststellen hinausgehen, fallen in die Zuständigkeit der Departementsleitung.

Die Information soll möglichst geplant werden. Sie ist insbesondere auch bei der Erarbeitung von Gesetzen und Verordnungen von Anfang an in die Überlegungen einzubeziehen.

3.5 Koordination zwischen Staatskanzlei und Departementen

Die Informationstätigkeit von Staatskanzlei und Departementen ist zweckmässig zu koordinieren:

  • Die Departemente bereiten bei Geschäften, die sie dem Regierungsrat zum Entscheid unterbreiten und über die von der Staatskanzlei informiert werden soll, entsprechende Entwürfe für Medienmitteilungen vor.
  • Für die Erteilung von Auskünften an die Medien sind grundsätzlich die Departemente zuständig, welche die jeweiligen Geschäfte zuhanden des Regierungsrates vorbereitet haben.
  • Die Information über Entscheide des Regierungsrates erfolgt in der Regel am Donnerstag. Die Departemente sind gehalten, für Medienmitteilungen und Medienkonferenzen aus ihren Zuständigkeitsbereichen möglichst andere Wochentage zu nutzen.
  • Die Staatskanzlei führt zur Koordination von Medienkonferenzen einen Terminkalender. Die Departemente und Ämter nehmen bei der Planung von Medienveranstaltungen frühzeitig mit der Staatskanzlei Kontakt auf.

4. Zusammenarbeit mit den Medien

Regierung und Verwaltung unterstützen die Medien bestmöglich in ihrer Aufgabe, die Öffentlichkeit sachlich, zeitgerecht und professionell über kantonale Ereignisse und die Tätigkeit der Behörden zu informieren. Sie nehmen dabei auf die Produktionsbedingungen der Medien Rücksicht.

Redaktionen von Printmedien, Nachrichtenagenturen, Internetportalen sowie von Radio- und Fernsehanstalten, die über den Kanton Schwyz berichten, können sich bei der Staatskanzlei akkreditieren. Akkreditierten Redaktionen und Personen werden alle Medienmitteilungen des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung sowie sämtliche Einladungen zu Medienkonferenzen und zu Veranstaltungen zugestellt, zu denen die Medien eingeladen werden.

Die Medien sind nach dem Grundsatz der Gleichzeitigkeit mit Informationen zu bedienen. Der Versand der Unterlagen erfolgt in der Regel auf elektronischem Weg. In begründeten Fällen können die Unterlagen mit einer Sperrfrist versehen werden.

Betrifft die Sperrfrist Unterlagen einer Medienkonferenz oder Veranstaltung, die den Informationsempfängern zur Vorbereitung oder zur Erleichterung der Berichterstattung vorzeitig zugestellt werden, erlischt die Sperrfrist in der Regel mit Beginn der Veranstaltung.

Zu Geschäften, die unmittelbar zum Entscheid anstehen, oder über die der Regierungsrat oder das zuständige Departement soeben entschieden hat, werden in der Regel vor der Veröffentlichung der dafür vorgesehenen Medienmitteilung keine Auskünfte erteilt. Dies gilt auch für im Verlaufe des Jahres regelmässig erscheinende Medienmitteilungen (z.B. Budget, Rechnung, Statistiken). Im Übrigen wird recherchierenden Medienvertreterinnen und Medienvertretern im Rahmen der allgemeinen Grundsätze individuell Auskunft erteilt.

Um den Kontakt zu pflegen und die Informationspraxis zu überprüfen, lädt der Regierungsrat die Vertreterinnen und Vertreter der akkreditierten Medien einmal im Jahr zu einem Gedankenaustausch ein.

Die Staatskanzlei führt über die Medien, die regelmässig mit den Informationen aus Regierung und Verwaltung bedient werden, ein Verzeichnis.

5. Weitere Informationsempfänger

Medienmitteilungen/-dokumentationen sowie die Beratungsunterlagen des Kantonsrates werden auch Institutionen und Personen zugestellt, die daran ein erhebliches Interesse haben.

6. Internet

Die kantonale Verwaltung unterhält unter www.sz.ch einen eigenen Internetauftritt. Dabei haben die allgemeinen Richtlinien für die Information und Kommunikation ebenfalls Gültigkeit.

Die Staatskanzlei stellt einen kohärenten Auftritt von Regierung und Verwaltung im Internet sicher. Sie koordiniert in enger Zusammenarbeit mit den Departementen das über dieses Medium verbreitete Informationsangebot, wobei eine grösstmögliche Autonomie der Departemente angestrebt wird.

Die breit gefächerten Aufgaben der kantonalen Verwaltung werden mit den Bezirken und Gemeinden einerseits sowie mit anderen öffentlichen und privaten Institutionen andererseits vernetzt.

7. Polizei und Untersuchungsbehörden

Die Kantonspolizei informiert im Rahmen ihrer Zuständigkeit und nach Massgabe der allgemeinen Grundsätze dieser Richtlinien die Medien über Sachverhalte, Ereignisse und die getroffenen Massnahmen, wenn nicht schützenswerte öffentliche oder private Interessen an der Geheimhaltung vorgehen.

Die Kantonspolizei und die Untersuchungsbehörden erlassen gemeinsame Richtlinien über die Informationstätigkeit, die vom Regierungsrat zu genehmigen sind.

8. Information in ausserordentlichen Lagen

Unter ausserordentlichen Lagen werden besondere Ereignisse verstanden, die zum Einsatz des kantonalen Führungs-/Katastrophenstabes veranlassen. Nach Massgabe der besonderen Umstände erlässt der Regierungsrat in Ergänzung zu diesen Richtlinien gegebenenfalls zusätzliche Weisungen.

9. Ausbildung

Fachwissen und Kompetenz in den Bereichen Information und Kommunikation sollen möglichst breit in der Verwaltung verankert werden. Zu diesem Zweck sind auch die Zuständigkeiten im Rahmen der vorliegenden Richtlinien möglichst dezentral angelegt.

Durch gezielte Aus- und Weiterbildung sollen die Voraussetzungen für eine professionelle Information und Kommunikation sichergestellt und laufend neuen Anforderungen angepasst werden. Der/die Beauftragte für Information und Kommunikation konzipiert entsprechend den konkreten Bedürfnissen in Zusammenarbeit mit dem Personaldienst geeignete Ausbildungsmodule.

10. Inkrafttreten

Die Richtlinien werden im Internet und im Intranet der kantonalen Verwaltung veröffentlicht. Sie treten am 1. März 2009 in Kraft und ersetzen die Richtlinien vom 1. Oktober 1998.