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Kanton Schwyz - Behörden - Staatskanzlei, Departemente - Bildungsdepartement - Amt für Kultur - Staatsarchiv - Archivverordnung

Archivverordnung

Stand 1. Juli 1994

I. Allgemeines
 
    § 1
Gegenstand   Diese Verordnung bezieht sich auf:
  • das Staatsarchiv des Kantons Schwyz
  • das Bundesbriefmuseum
  • die Registraturen und Ablagen der Departemente/Ämter/Dienststellen/Anstalten (Verwaltungsabteilungen) und Gerichte des Kantons
  • das Archivwesen der Bezirke und deren Gerichte, der Gemeinden und der Zweckverbände.
    § 2
Vorbehalte rechtliche Bestimmungen   Vorbehalten bleiben die entsprechenden bundesrechtlichen Regelungen.
    § 3
Zweck der Archive 1 Die Archive stellen die dokumentarische Überlieferung im Kanton Schwyz auf allen Stufen sicher und tragen zur Wahrung der Rechtssicherheit bei.
  2 Sie stehen unter Vorbehalt der §§ 6-8 für Auskünfte zu amtlichen Zwecken und der interessierten Öffentlichkeit, namentlich der Geschichtsforschung, zur Verfügung.
    § 4
Begriffe 1 Archivgut sind Urkunden, Protokolle, Amtsbücher, Akten, Register, Karteien, Bildmaterial (Karten, Pläne, Graphiken, Fotos, Filme, Plakate und ähnliches), Tondokumente, Druckschriften, Zeitungen und andere Datenträger aller Art.
  2 Staatliches Archivgut sind jene Unterlagen, die bei den öffentlichen Organen aller Stufen oder bei deren Rechtsvorgängern entstanden und archivwürdig sind.
  3 Die Archive können archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft entgegennehmen. Diese unterliegen den Bestimmungen über das staatliche Archivgut, sofern mit den Deponenten, Donatoren oder Verkäufern nichts anderes vereinbart wird.
  4 Archivwürdig sind Unterlagen, welche für die Behörden und Verwaltungen aller Stufen sowie für die Öffentlichkeit und namentlich die Geschichtsforschung von dauerndem Wert sind.
  5 Als Archive gelten die Endstandorte für archivwürdige Unterlagen des Kantons, der Bezirke, Gemeinden und Zweckverbände (Endarchive). Die Verwaltungsabteilungen aller Stufen führen Registraturen und Ablagen.
    § 5
Generelle Ablieferungspflicht 1 Die Behörden und Verwaltungen aller Stufen sind zur regelmässigen bzw. periodischen Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen an ihre Archive verpflichtet.
  2 Als geheim klassifizierte Unterlagen oder nicht mehr benötigte archivwürdige Personendaten sind ebenfalls abzuliefern.
  3 Ohne Zustimmung der Archivverantwortlichen und vor der Abklärung der Archivwürdigkeit dürfen keine Unterlagen vernichtet werden.
  4 Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit liegt in Absprache mit den abliefernden Stellen bei den zuständigen Archivverantwortlichen.
    § 6
Benützung des Archivgutes 1 Das Archivgut kann unter Vorbehalt von §§ 7 und 8 von jedermann und in der Regel unentgeltlich benützt werden.
  2 Die Benützung wird nach Ablauf der Sperrfrist eingeschränkt oder untersagt, wenn einschränkende Abmachungen mit Deponenten bestehen oder Wert und Zustand des Archivgutes entgegenstehen.
  3 Die abliefernde Stelle kann ihr Archivgut jederzeit unter Vorbehalt von § 8 dieser Verordnung benützen
  4 Andere öffentliche Organe dürfen das Archivgut während der Sperrfrist mit Zustimmung der abliefernden oder der ihr vorgesetzten Stelle benutzen.
    § 7
Sperrfristen 1 Das staatliche Archivgut unterliegt unbesehen seines Standortes einer Sperrfrist von 35 Jahren. Massgebend ist das Jahr des Abschlusses eines Dossiers.
  2 Unterlagen, die vor der Ablieferung der Öffentlichkeit zugänglich waren, unterliegen keiner Sperrfrist.
  3 Für das Archivgut der Gerichte ab 1848 gilt eine generelle Sperrfrist. Ausnahmen sind durch das zuständige Gericht oder das Kantonsgericht zu bewilligen.
  4 Die Sperrfrist kann durch die für das jeweilige Archiv zuständige Behörde für ganze Bestände oder einzelne Aktenstücke verlängert werden, wenn das öffentliche Interesse oder besonders schutzwürdige Interessen betroffener Personen dies erfordern.
  5 Die Sperrfrist kann durch die für das jeweilige Archiv zuständige Behörde für ganze Bestände oder einzelne Aktenstücke verkürzt werden, wenn das Archivgut zu wissenschaftlichen oder schützenswerten persönlichen Zwecken benötigt wird und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Interessen nicht beeinträchtigt werden.
  6 Insbesondere kann die Sperrfrist für Unterlagen über Amtsträger oder Personen der Zeitgeschichte unter Berücksichtigung ihrer schutzwürdigen Belange verkürzt werden.
Personendaten   § 8
  1 Vor Ablauf der Sperrfrist dürfen Personendaten für wissenschaftliche, nicht personenbezogene Zwecke bearbeitet werden, wenn die Daten anonymisiert werden, sobald es der Zweck des Bearbeitens erlaubt, und die Ergebnisse so veröffentlicht werden, dass die betroffenen Personen nicht bestimmbar sind
  2 In Zweifels- und Konfliktfällen ist vor einem Entscheid durch die Archivverantwortlichen die Stellungnahme der Datenschutzkommission einzuholen.
  3 Jede Person kann während der Sperrfrist ihre Rechte auf Einsichtnahme und Auskunft nach der Verordnung über den Datenschutz geltend machen.
  4 Personendaten, die nicht archivwürdig sind, müssen vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
 
II. Das Staatsarchiv
 
    § 9
Organisation 1 Das Staatsarchiv umfasst:
  • das kantonale Archiv
  • die Bilddokumentation des Kantons
  • die Aufsicht über die Archive der Bezirke, Gemeinden und kommunalen Zweckverbände
  • den Kulturgüterschutz und die administrativen und organisatorischen Belange der Archäologie.
  2 Es wird vom Staatsarchivar oder der Staatsarchivarin geleitet.
    § 10
    Aufgaben Das Staatsarchiv hat:
  • das Archivgut sachgerecht zu verwahren, instandzusetzen, zu erschliessen und für die Benützung bereitzustellen.
  • die Unterlagen der Behörden, Departemente, Staatskanzlei, Ämter, selbständigen Dienststellen und Anstalten des Kantons (staatliches Archivgut) auf ihre Archivwürdigkeit zu prüfen und entgegenzunehmen.
  • archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft entgegenzunehmen und seinem rechtlichen und sachlichen Charakter entsprechend zu behandeln.
  • Sicherheitsmassnahmen für das Archivgut im Sinne des Kulturgüterschutzes zu treffen.
  • an der Erforschung des Archivgutes und entsprechenden Veröffentlichungen mitzuwirken und insbesondere die Kantons- und Ortsgeschichte zu pflegen, soweit personelle und sachliche Mittel dafür bereitgestellt werden.
  • die Organe des Kantons bei der Führung ihrer Ablagen und Registraturen zu beraten.
  • die Bezirke, Gemeinden und Zweckverbände in den Archivangelegenheiten zu beraten und am Kommunaluntersuch des zuständigen Departementes mitzuwirken.
  • die kantonale Kunstsammlung und die Sammlung der Altertümer zu verwalten, zu dokumentieren und in geeigneter Weise der Öffentlichkeit zu präsentieren.
  • die archäologische Fundortkartei zu führen und die organisatorischen und administrativen Belange von archäologischen Untersuchungen sicherzustellen.
    § 11
Aufbewahrungsdauer des Archivgutes 1 Das Staatsarchiv ist das Endarchiv der Behörden, Departemente, Staatskanzlei, Ämter, selbständigen Dienststellen und Anstalten des Kantons.
  2 Es bewahrt die archivwürdigen Unterlagen von dauerndem Wert unbefristet auf.
  3 Das Staatsarchiv legt in Absprache mit den Verwaltungsabteilungen die Aufbewahrungsfristen für deren Schriftgut fest und erstellt Kassationslisten.
  4 Die Kassationslisten bezeichnen das Schriftgut, das nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, ohne Rückfrage beim Staatsarchiv, vernichtet werden kann.
    § 12
Gebührenpflicht 1 Die Benützung des Staatsarchivs und seiner Bestände erfolgt grundsätzlich unentgeltlich.
  2 Die Ausnahmen ergeben sich aus der Gebührenordnung für die Verwaltung und Rechtspflege im Kanton Schwyz vom 20. Januar 1975.
    § 13
Ausleihe des Archivguts 1 Grundsätzlich erfolgt keine Ausleihe von Archivgut.
  2 Befristete Ausnahmen können durch das Staatsarchiv bewilligt werden für Amtsstellen, inländische Archive, Bibliotheken, Museen, sofern die Sicherheit gewährleistet ist und es sich nicht um schutzwürdige personenbezogene Daten handelt.
  3 Die Ausleihe besonders wertvoller Archivalien und Sammlungsobjekte muss durch den Regierungsrat bewilligt werden.
 
III. Das Bundesbriefmuseum
 
    § 14
Definition und Aufgabe 1 Das Bundesbriefmuseum enthält die Bundesbriefe von 1291 bis 1513, die Freiheitsbriefe der Schwyzer ab 1240 sowie einige bedeutende gemeineidgenössische Dokumente und die Sammlung der Landes- und Kriegsfahnen des Standes Schwyz.
  2 Das Bundesbriefmuseum hat seinen Charakter als Dokumentationsstätte der Entstehung der Eidgenossenschaft und als Zeugnis des historischen Verständnisses seiner Gründungszeit 1936 zu bewahren. Es ist von nationaler Bedeutung und dient als Empfangsort offizieller Besuche.
  3 Mit der permanenten Ausstellung und mit Wechselausstellungen sowie geeigneten Informationsmitteln ist bei den Besuchern, vorab bei der Schuljugend, das Verständnis für die Frühzeit der Eidgenossenschaft und die ältere schweizerische Verfassungsgeschichte zu fördern.
    § 15
Organisation 1 Das Bundesbriefmuseum untersteht der gleichen Leitung wie das Staatsarchiv
  2 Die Öffnungszeiten müssen den Usanzen nationaler Museen entsprechen. An den Samstagen und Sonntagen ist das Museum in der Regel offen zu halten.
  3 Die Museumsleitung ist für die fachgerechte Ausstellung sowie die Sicherstellung der Besucherbetreuung und der Führungen im Museum verantwortlich.
    § 16
Behandlung des Ausstellungsgutes 1 Der fachgerechten Aufbewahrung und Darstellung des national bedeutenden Ausstellungsgutes ist, wenn nötig unter Beizug externer Fachleute, höchste Aufmerksamkeit zu schenken.
  2 Eine Ausleihe einzelner Exponate kann nur ausnahmsweise und mit Bewilligung des Regierungsrates vorgenommen werden.
 
IV. Ablagen und Registraturen der Verwaltungsabteilungen und Gerichte des Kantons
 
    § 17
Ablageordnungen und Registraturpläne 1 Die Verwaltungsabteilungen und Gerichte erstellen Ablageordnungen und/oder Registraturpläne für ihre Ablagen und Registraturen.
  2 Das Staatsarchiv kann zur Beratung und Mithilfe beigezogen werden.
  3 Seinen Beauftragten ist zu den Ablagen und Registraturen im Rahmen dieser Vorordnung jederzeit Zutritt zu gewähren.
    § 18
    Verantwortlichkeit Die Verwaltungsabteilungen und Gerichte bezeichnen eine verantwortliche Person für ihre Ablagen und Registraturen.
    § 19
Ablieferung an das Staatsarchiv 1 Archivwürdige Unterlagen, die von den Verwaltungsabteilungen und Gerichten für ihre Tätigkeit im Normalfall nicht mehr benötigt werden, sind dem Staatsarchiv periodisch abzuliefern.
  2 Archivwürdige Unterlagen sollen nicht länger als 15 Jahre in den Ablagen und Registraturen der Gerichte und Verwaltungsabteilungen abgelegt bleiben.
  3 Die Ablieferung erfolgt nach vorgängiger Absprache mit dem Staatsarchiv.
  4 Das abzuliefernde Archivgut ist mit den Signaturen der bisherigen Ablage oder Registrierung in ein Inventar zuhanden des Staatsarchivs aufzunehmen.
    § 20
Befristete Aufbewahrung 1 Ausnahmsweise kann Archivgut, das zur befristeten Aufbewahrung vorgesehen ist, dem Staatsarchiv zur Verwahrung übergeben werden, sofern dieses über die entsprechenden Raumkapazitäten verfügt.
  2 In diesen Fällen ist die Aufbewahrungsdauer durch die abliefernde Stelle anzugeben.
 
V. Archive der Bezirke, Gemeinden und Zweckverbände
 
    § 21
Pflicht zur Archivführung 1 Die Bezirke, Gemeinden und kommunalen Zweckverbände sind zur Führung eines Archivs verpflichtet.
  2 Die Archive müssen als Endarchive für alle Verwaltungsabteilungen geführt werden.
    § 22
Archivordnung 1 Die allgemeinen Bestimmungen dieser Verordnung gelten sinngemäss auch für die Archive der Bezirke, Gemeinden und überkommunalen Zweckverbände.
  2 Die Bezirks- und Gemeinderäte sowie die zuständigen Organe der Zweckverbände ordnen die Führung ihrer Archive näher.
    § 23
Verantwortlichkeit 1 Die zuständigen Behörden bestimmen eine verantwortliche Person für die Führung ihres Archivs.
  2 Der verantwortlichen Person müssen insbesondere Weisungsbefugnisse in Archivfragen gegenüber allen Verwaltungsabteilungen erteilt werden.
    § 24
Archivräumlichkeiten 1 Die Endarchive sind sofern möglich in Kulturgüterschutzräumen unterzubringen.
  2 Wo dies nicht möglich ist, sind die Archive in trockenen, gut belüftbaren, möglichst von Feuer und Wassereinbrüchen gesicherten Räumen unterzubringen.
    § 25
Mitwirkung des Staatsarchivs 1 Das Staatsarchiv berät die Bezirke, Gemeinden und Zweckverbände in allen Archivfragen und stellt die notwendigen Unterlagen zur Verfügung.
  2 Dem Staatsarchiv sind Archivreglemente, Archivpläne und Inventare zuzustellen.
  3 Das Staatsarchiv besucht die Archive regelmässig und berichtet darüber dem zuständigen Departement im Rahmen der Gemeindeaufsicht
    § 26
    Ersatzvorname Ist ein Bezirk, eine Gemeinde oder ein Zweckverband nicht willens oder in der Lage, sein Endarchiv sachgerecht unterzubringen oder zu betreuen, wird durch das zuständige Departement eine Überführung unter Kostenfolge in das Staatsarchiv angeordnet.
 
VI. Rechtsschutz
 
    § 27
    Gegen Verfügungen, die in Anwendung dieser Verordnung erlassen werden, sind die Rechtsmittel nach den Bestimmungen über die Verwaltungsrechtspflege bzw. der Gerichtsordnung zulässig.
 
VII. Schlussbestimmungen
 
    § 28
    Die Verordnung über das Staatsarchiv und die Archive der Bezirke und Gemeinden vom 27. November 1967 und die Weisungen des Justizdepartementes für die Führung der Bezirks- und Gemeindearchive vom 12. Dezember 1978 werden aufgehoben.
    § 29
  1 Diese Verordnung tritt am 1. Juli 1994 in Kraft.
  2 Sie wird im Amtsblatt veröffentlicht und in die Gesetzsammlung aufgenommen.
 Merklatt zur Aktenablieferung [PDF, 18.0 KB]