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Anbieten, Bewerten und Abliefern von Unterlagen

Übergabe analoger Unterlagen ans Staatsarchiv
Übergabe digitaler Unterlagen ans Staatsarchiv
Allgemeines Merkblatt zur Überlieferungsbildung im Staatsarchiv

Das Archivgesetz (ArchG) vom 18. November 2015 und die Archivverordnung (ArchV) vom 8. März 2016 verpflichten die kantonalen Verwaltungsstellen – von den Behörden und Ämtern über die Gerichte – alle nicht mehr benötigten, geschäftsrelevanten Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Die Anbietepflicht gilt für alle Aktentypen: für Dossiers mit besonderen Personendaten ebenso wie für elektronische Daten (Fachanwendungen, Datenbanken etc.) oder audiovisuelle Medien. Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv den archivwürdigen Teil zur dauernden Archivierung aus. Nicht übernommene Unterlagen müssen vernichtet werden.

Diagramm Prozess Aktenübergabe

Der Prozess der Aktenübergabe umfasst mehrere Schritte:

  • Das Amt erstellt ein schriftliches Aktenangebot
  • Vor Ort führen Mitarbeiter des Staatsarchivs in Absprache mit dem Amt die Bewertung durch und wählen die archivwürdigen Akten und Unterlagen aus
  • Das Amt organisiert die Ablieferung

Unsere Merkblätter und Formulare erläutern das Vorgehen bei der Übergabe von analogen und von elektronischen Unterlagen detailliert und unterstützten das Amt im Ablieferungsprozess.

Übergabe analoger Unterlagen ans Staatsarchiv

Merkblatt "Übergabe analoger Unterlagen"
Formular "Aktenangebot analoger Unterlagen"
Formular "Ablieferungsverzeichnis"

Übergabe digitaler Unterlagen ans Staatsarchiv

Merkblatt "Übergabe digitaler Unterlagen"
Formular "Aktenangebot digitaler Unterlagen"

Bei der Übergabe digitaler Daten ans Staatsarchiv muss die Datensicherheit jederzeit gewährleistet sein. Nähere Angaben dazu sind im Merkblatt "Übergabe digitaler Unterlagen" (siehe oben) festgehalten.

Digitale Unterlagen müssen bei Dossierabschluss oder spätestens bei der Übergabe ans Staatsarchiv in archivtaugliche Dateiformate konvertiert werden, um ihre langfristige Lesbarkeit zu garantieren. Auch für die öffentlichen Organe des Kantons Schwyz gilt dafür der Katalog archivischer Dateiformate der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung digitaler Unterlagen).

Katalog archivischer Dateiformate

Das am häufigsten verwendete archivtaugliche Dateiformat ist PDF/A, das Archivformat von PDF. Es kann für Dokumente aus allen Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint) verwendet werden. Es existieren verschiedene Versionen von PDF/A. Die jeweils aktuellen Versionen und ihre Eigenschaften können dem Katalog archivischer Dateiformate entnommen werden. Aktuell sind für die Archivierung PDF/A-1 und PDF/A-2 geeignet.

Die Konvertierung in das Format PDF/A kann mit unterschiedlichen Programmen erfolgen. Die KOST hat dazu eine aktuelle Produkteübersicht publiziert, die je nach Anforderungen (z.B. an die Qualität, die Geschwindigkeit oder die Kosten) bei der Auswahl des richtigen Konverters helfen soll.

PDF/A: Produktereview batchtauglicher PDF/A-Konverter

Allgemeines Merkblatt zur Überlieferungsbildung im Staatsarchiv

Merkblatt "Überlieferungsbildung und Bewertung"

Aktenangebote und Ablieferungen ans Staatsarchiv sollen in regelmässigen periodischen Abständen erfolgen, in der Regel sobald die amtsinterne Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und Akten für das Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden. Melden Sie sich bitte frühzeitig beim Staatsarchiv, wenn Sie eine Aktenübergabe planen, da dieser Prozess erfahrungsgemäss einige Zeit in Anspruch nimmt.

Öffnungszeiten des Staatsarchivs
Dienstag bis Freitag
08.00–11.45 Uhr
13.30–17.00 Uhr

Damit wir uns optimal auf Ihr Anliegen vorbereiten können, bitten wir um eine Voranmeldung. Unter Umständen dauern die Vorbereitungsarbeiten mehr als einen Arbeitstag. Für einige Anliegen benötigen Sie für die Einsicht ein Akteneinsichtsgesuch.

Schliesstage

Allerheiligen
Donnerstag, 1. November 2018
Weihnachtsferien
Montag, 24. Dezember 2018
bis und mit Dienstag, 1. Januar 2019

Telefon +41 41 819 20 65
E-Mail staatsarchivNULL@sz.ch

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